A gestão do sistema de limpeza e higienização consiste em estabelecer uma rotina de trabalho que garanta:

• As áreas que serão limpas;
• Os procedimentos utilizados na limpeza;
• A frequência de cada limpeza;
• Os produtos, utensílios e equipamentos utilizados;
• Os responsáveis por cada operação.

Todo o trabalho se inicia com a elaboração do calendário de limpeza diária – que visa o planejamento e a programação das tarefas diárias de limpeza e higienização de todas as áreas do condomínio. O documento estabelecerá também quais as tarefas serão realizadas e a indicação das fichas de execução com os procedimentos operacionais para realização.

O calendário de limpeza diária deve ser elaborado de acordo com a quantidade de funcionários disponíveis na escala de trabalho e afixado em local visível. Desta forma, facilitará o acesso de todo o processo de limpeza e higienização, permitindo que seja realizado o acompanhamento de cada tarefa, tempo de realização e prazos.

 

Calendário de limpeza específica

Também será elaborado um calendário de limpeza específica – que visa o planejamento e a programação das tarefas mais detalhadas de limpeza e higienização de todas as áreas do condomínio. Estas tarefas terão uma periodicidade definida de acordo com a utilização de cada ambiente e o tipo e quantidade de sujidade, levando sempre em consideração a quantidade de horas disponíveis na escala de trabalho e a indicação das fichas de execução com os procedimentos operacionais para realização de cada tarefa.

Vale lembrar que o calendário de limpeza especifica deve estar afixado ao lado do calendário de limpeza diária para facilitar a distribuição das tarefas pelo gestor operacional da unidade entre os funcionários disponíveis em cada turno de trabalho.

Com as informações dos calendários, o gestor da unidade deve distribuir as tarefas com os seus funcionários. Nas fichas de execução teremos um tempo estimado para a realização das atividades, o que permitirá ao gestor acompanhar e avaliar a produtividade de cada profissional.

 

Rotinas e procedimentos

Para elaboração das rotinas e procedimentos das fichas de execução, é necessário realizar uma inspeção nas instalações da empresa, para identificar os atuais métodos, produtos, materiais, utensílios e equipamentos utilizados, permitindo avaliar e ter conhecimento dos diferentes tipos de sujidade de cada ambiente. É necessário também identificar a quantidade atual de funcionários, o número diário de horas trabalhadas, além dos dias e horários de realização da limpeza.

Após a identificação da metodologia atual, é preciso estabelecer uma rotina de limpeza e higienização baseada em fichas de execução para cada ambiente da empresa a ser limpa. As fichas de execução de limpeza diária e as fichas de execução de limpeza específica são ferramentas que devem responder às seguintes perguntas:

• O que é limpo?
• Como é limpo?
• Quando é limpo?
• Em quanto tempo é limpo?
• Com que é limpo?
• Quem limpa?

Nelas se encontram o passo a passo para a realização das tarefas, contendo as rotinas e procedimentos operacionais padrões das atividades:

 

– PREPARAÇÃO: Nesta fase fica definido o método de trabalho a ser utilizado, preocupando-se com os critérios de eficácia do sistema adotado para limpeza, higienização e critérios econômicos. É importante levar em consideração o estudo de tempos e movimentos, além de uma sequência de limpeza. O trabalho trabelho deve começar das áreas menos contaminadas para as áreas mais contaminadas, iniciando sempre de cima para baixo e do fundo para frente, estabelecendo uma rotina de trabalho que resultará em maior produtividade em todo o processo.

Aparência física – Será também definido qual o padrão da aparência pessoal do funcionário da área de limpeza, a importância de cuidar da aparência física, mantendo os aspectos de higiene com o corpo, roupas, sapatos e uniformes. Também é preciso avaliar a questão de segurança para evitar o uso de acessórios que venham comprometer o funcionário na realização de suas funções, causando acidentes de trabalho ou sendo agentes de contaminação.

Uso de EPI´s – Vale lembrar que alguns produtos de limpeza são irritantes e podem causar acidentes de trabalho, portanto, é importante usar adequadamente todos os EPI (Equipamento de Proteção Individual), que farão a proteção do profissional de limpeza. Para cada atividade, haverá o equipamento ideal, que deverá ser bem utilizado pelo funcionário, que também ficará responsável pela sua higienização e guarda do equipamento.

Materiais – Ainda na preparação das atividades, é necessário que antes de iniciar a tarefa, o funcionário saiba quais os materiais, utensílios e equipamentos serão utilizados para execução. A concepção do sistema de limpeza e higienização define para cada ambiente o tipo de produto a ser aplicado, o modo de aplicação, a frequência e a diluição adequada, informado também os materiais, utensílios e equipamentos utilizados em cada atividade, para que o funcionário separe previamente todo material necessário para execução das tarefas.

 

– EXECUÇÃO: É preciso definir os ambientes para a elaboração de fichas de execução das atividades de limpeza e higienização diária e específica. Os procedimentos das fichas com o passo a passo das atividades visam estabelecer uma rotina de trabalho detalhando as áreas, os móveis, equipamentos e os utensílios que devem ser limpos.

Após finalizar a versão teórica do sistema de limpeza e higienização, devemos passar a fase de implantação, ou seja, aplicar todos os procedimentos, produtos, utensílios e equipamentos envolvidos no sistema para comprovar que as metodologias adotadas produzem na prática os resultados esperados.

Vale ressaltar que, inicialmente, todas as áreas serão submetidas a uma limpeza específica, depois será dada continuidade com o calendário das limpezas diárias de cada ambiente.

Os funcionários serão capacitados, através do sistema de treinamento, conforme descrito no capítulo 4 deste manual. A ideia central é que todos os envolvidos com as atividades de limpeza sejam treinados e estejam aptos a atuar em todas as tarefas.

 

– MONITORAMENTO: O sistema de limpeza e higienização, depois de implantado, será validado, através das fichas de avaliação de limpeza diária e fichas de avaliação de limpeza específica. Estas fichas têm como base as fichas de execução, sendo uma ferramenta utilizada pelo gestor para checar com detalhe o passo a passo da tarefa realizada. São os chamados procedimentos de verificação, devendo ser utilizada logo após da finalização da tarefa e antes do responsável pela limpeza deixar a área.

As fichas de avaliação de limpeza diária e especifica serão aplicadas por amostragem, por profissional capacitado, seguindo o programa de avaliação do sistema de treinamento. É importante ter a garantia que todos os procedimentos foram executados conforme estabelecido nas fichas, sem alterações por parte do envolvidos no processo.

 

Padronização do acondicionamento e armazenamento dos produtos, equipamentos, materiais de apoio e EPI’S

A definição do novo layout da área de armazenagem visa padronizar todo acondicionamento dos produtos, equipamentos, utensílios e EPI’S em um espaço fechado e de acesso restrito, promovendo uma boa movimentação dos materiais e facilitando a organização do espaço.

Será definido um novo do layout da área de armazenagem dos produtos, materiais, equipamentos e EPI’S com elaboração de uma planta baixa com especificações:

• Local fresco, seco, com tamanho e ventilação adequada;
• Utilização de estantes, armários e estrados (pallets) adequados;
• Sinalização de toda área e segregação dos produtos, materiais, equipamentos e EPI’S;
• Setorização do espaço com uma tabela de cores indicado onde deve ser armazenado cada material de acordo com o tipo de operação limpeza e ambiente em que é utilizado.

 

Auditorias: Estabelecimento dos índices de performance

Os índices de desempenho do sistema de limpeza & higienização serão definidos em dois pilares:

1. Avaliação dos funcionários na execução das tarefas – Será realizada através da aplicação das fichas de avaliação de limpeza diária e fichas de avaliação de limpeza específica pelo gestor da unidade e do sistema de avaliação de desempenho do treinamento, conforme determinado no capítulo quatro “Programa de Treinamento” deste manual;

 

2. Avaliação das unidades operacionais na aplicação das ferramentas de gestão – a avaliação relacionada à execução das práticas gerenciais das unidades operacionais será realizada através de auditorias presenciais com aplicação de “Check List do Sistema de Limpeza & Higienização” para validar o uso correto das ferramentas de gestão.

 

AUDITORIAS: No primeiro ano de implantação do sistema, as auditorias serão realizadas trimestralmente, a partir do segundo ano as auditorias serão semestrais. Estas auditorias serão aplicadas pela equipe da HIGTOP, podendo ser avisadas ou não avisadas. A ideia é criar um selo de qualidade onde a unidade gerencial vai ser classificada, de acordo com o desempenho obtido nas avaliações, em três categorias:

• Ouro
• Prata
• Bronze

 

Estabelecimento da periodicidade de execução de cada atividade

Todas as tarefas do sistema de limpeza & higienização terão a sua periodicidade estabelecida através dos calendários de limpeza diária e de limpeza específica. Cada unidade terá um calendário de limpeza diária e um calendário de limpeza específica que devem estar expostos no quadro de gestão à vista na área “ferramentas do sistema de gestão”.

Estes calendários serão anuais e vão indicar as tarefas que serão realizadas mensalmente, indicado o dia da semana, a área onde vai ser realizada a tarefa e a ficha de execução para realização de cada atividade.

 

Estabelecimento dos produtos, equipamentos, materiais de apoio e EPI’S de cada atividade

As fichas de execução de limpeza diária e as fichas de execução de limpeza específica detalham na etapa de preparação para realização das tarefas quais os materiais de uso, equipamentos e EPI’S a ser utilizados em cada tipo de limpeza e a importância de um planejamento para reunir todos estes utensílios desde o início de cada atividade e também dos cuidados na utilização, guarda e limpeza dos materiais no final de cada operação.

Sistema de Cores – É importante destacar que será utilizado um sistema de cores para definir em que local e tipo de sujidade os materiais devem ser utilizados. Todos os produtos químicos serão definidos nas fichas de execução e quais a as diluições ideais para realização das tarefas, visando obter os resultados esperados.

 

Estabelecimento do custo ideal de produtos, equipamentos, materiais de apoio e EPI’S de cada atividade

Com o planejamento de cada tarefa, será possível estabelecer uma planilha com o demonstrativo de todos os custos envolvidos no sistema de limpeza & higienização com produtos, equipamentos, materiais de apoio e EPI’S de cada atividade realizada, esta planilha será denominada de “Planilha de Custo Ideal do Sistema de Higiene & Limpeza.”

Para obter os resultados da planilha de custo ideal é necessário que cada tarefa seja realizada de maneira correta, conforme passo a passo das atividades, evitando as distorções e desperdícios.

 

Qualificação e treinamento da equipe

O programa de treinamento visa alcançar consistência e uniformidade em todas as atividades do sistema de limpeza & higienização. A ideia central é que todos os colaboradores envolvidos com as atividades de limpeza sejam treinados para atuar em todas as tarefas estabelecidas pelo sistema.

 

Gestão à vista

O sucesso ou fracasso de um sistema limpeza estará relacionado à rapidez e à assertividade com que as decisões serão tomadas pelos gestores da unidade.

Portanto, a utilização do quadro de gestão a vista irá trazer muitos benefícios, como:

• A definição de indicadores de performance eficientes mostrará que realmente está acontecendo com a operação, proporcionando uma visão clara para melhoria das atividades;
• A constante alimentação do quadro de gestão permitirá uma visão aos gestores da unidade, dos pontos de controle e das tendências positivas e negativas dos processos, além de dar acesso a toda equipe de operação de limpeza às informações do sistema;
• O acesso dos funcionários as informações e o acompanhamento com seus próprios resultados de performance das fichas de avaliação e do seu desempenho no programa de treinamento irá melhorar a importância do seu trabalho e da dedicação para atingir suas metas;
• O quadro de gestão à vista implantará uma nova cultura de disseminação das informações, onde a atualização dos indicadores passará a ser uma rotina diária.

O gestor da unidade será o responsável em coletar e transmitir os dados e informações para a equipe de operações de limpeza, deixando sempre os índices de controle atualizados e disponíveis para consulta.

Também deve ser criada uma rotina de trabalho para que diariamente as informações   das escalas de limpeza diária e limpeza especifica e os índices do sistema de avaliação de treinamento estejam atualizados.